Rangkuman" Importance of The First Contact"

Front Desk/ Front Office didalam suatu hotel memiliki peranan yang sangat penting karena departemen inilah yang pertama kali bersentuhan dengan tamu dan membuat suatu kesan pertama bagi tamu tentang bagaimana hotel yang akan ia tempati.  Senyum, salam,  dan sambutan yang hangat  itulah permulaan yang baik untuk membuat kesan yang baik untuk tamu serta melayani setulus hati. Dengan begitu tamu akan mengharapkan kesan yang baik pula dari seluruh karyawan hotel lainnya. Sehingga kesan pertama akan melekat dalam hati sehingga tamu akan nyaman dan akan kembali kehotel tersebut.

Sambutan yang hangat bisa bisa dimulai dari seorang reception yang mengerti keadaan tamunya. Apakah kondisi tamunya sedang baik atau tidak? Mungkin tamu tersebut sedang tertekan, tertunda jadwal penerbangannya, jetlag, telat makan, merasa asing asing dengan lingkungan baru. Reception harus bersikap empati  dan mencoba untuk melayaninya dengan sepenuh hati sehingga bisa membuat perasaan sang tamu lebih baik.

Selanjutnya adalah proses registrasi adalah komponen yang sangat penting karena kita harus mendapatkan data tamu yang akurat sehingga bisa dengan benar melakukan proses billing, menindaklanjuti pelayanan yang diharapkan danmemasukan data pada guest history.

Setelah mendapatkan data tamu yang akurat. Informasi ini akan berguna bagi pihak FO maupun karyawan laiinya untuk memberikan pelayanan pada tamu. Sebagai contoh penerimaan telepon, pengiriman surat, fax, dan paket harus sampai kepada tamu yang dimaksud. Oleh karena itu saat mendapatkan nama tamu kita harus mengejanya sehingga tidak salah. 

Berikut ini adalah Prosedur Pendaftaran Tamu

1. Tamu datang untuk melakukan proses registrasi.

2. Receptionist menyambut tamu dengan hangat

3. Reception bertanya “ Apakah Ibu Sudah melakukan reservasi atau belum?”

4. Tamu melengkapi kartu pendaftaran.

5.Receptionist  memeriksa kelengkapan kartu pendaftaran.

6. Receptionist memverifikasi kredit.

7.Receptionist menentukan piihan kamar yang tersedia bagi tamu.

8. Receptionist menentukan pihihan kamar

9. Receptionist memberitahukan harga kamar.

10. Receptionist menjelaskan tentang produk lainnya didalam hotel.

11. Receptionist memberikan kunci kamar.


Rangkuman Referensi Lainnya
 Customer Service Tips untuk Front Desk
oleh Chris Joseph, Media Permintaan

Front Officemerupakan elemen kunci dari usaha seperti hotel.
Berikut tipsnya:

24 Jam Full Service
Meja depan Anda harus dijaga sepanjang waktu selama jam kerja.  Jangan sampai tamu menunggu seorang di Front Desk tanpa ada seorang pun petugas.  Jadi Front Office Section harus siap siaga 24 jam untuk melayani tamu.

Kesan Pertama
Meja depan Anda sering mejadi titik kontak awal untuktamu hotel, sehingga dapat meninggalkan kesan mendalam bagi tamu. Sanagt penting bagi seorang petugas untuk memiliki sikap ramah, menyambut tamu dengan hangat, memberikan pelayanan yang baik dan mampu menangani masalah.

Menyebut Nama Tamu
Ketika seorang petugas hotel sudah mengetahui nama tamunya dan menggunakannya dalam percakapan merupakan sebuah penghormatan bagi tamu.

Membuat Suasana Menunggu Menjadi Nyaman
Ketika tamu menunggu, usahakan tempat/ area Front Desk bersih dan dilengkapi dengan fasilitas lainya seperti Wi-Fi sehingga tamu tidak merasa bosan. Dan ketika telah selesai menunggu layani tamu tersebut dengan sepenuh hati.




Sumber http://smallbusiness.chron.com/customer-service-tips-front-desk-1096.html